Sie haben Ihr individuelles KI-Gutachten erhalten und möchten jetzt konkret werden? Hier finden Sie eine Orientierung, welche Art von KI-Software für Betriebe Ihrer Größe typischerweise infrage kommt – gegliedert nach Betriebsgröße und Anwendungsfall.
Hier zählt vor allem: wenig Einrichtungszeit, keine IT-Abteilung, monatlich kalkulierbare Kosten.
Ab dieser Größe entstehen erste Prozesse mit mehreren Beteiligten: Freigaben, Workflows, Abstimmung mit dem Steuerberater.
Jetzt geht es um Maschinendaten, übergreifende Prozesse und Wissen im Team – die KI-Nutzenfälle mit dem größten Hebel.
Auf dieser Ebene geht es um Plattform-Entscheidungen mit eigener IT, Compliance-Vorgaben und Sonderanbindungen an ERP-Systeme.
Vorsicht mit dem Wort „zertifiziert" – ein einheitliches deutsches KI-Zertifikat gibt es nicht. Verlässliche Signale sind: ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Angebot, ein EU-Serverstandort, ein ISO-27001-Zertifikat des Anbieters und klar geregelte DSGVO-Bedingungen. Prüfen Sie vor jedem Einsatz drei Dinge: AVV, Serverstandort und welche Datenkategorien das Tool verarbeitet.
Die schnellsten Büro-Hebel sind Belegerfassung per Foto statt Tippen (Lexoffice, sevDesk, DATEV Belegcenter), E-Mail- und Angebotsentwürfe mit ChatGPT oder Copilot und automatische Meetings-Zusammenfassungen (tl;dv). Faustregel: erst die häufigste Aufgabe automatisieren, dann die nächste – so entsteht Kapazität ohne Neueinstellung, meist in Wochen statt Monaten.
Weil Piloten meist ohne Messwert und ohne Verantwortlichen gestartet werden: kein Ziel, kein Mensch, der dranbleibt, kein Datum für die Entscheidung. Die Lösung: jeden Piloten mit einer Zahl definieren (z. B. Angebotserstellung von 40 auf 15 Minuten), einen Verantwortlichen benennen und ein Ende-Datum mit GO-oder-NICHT-GO-Entscheidung setzen. Piloten scheitern selten an der Technik – sie scheitern an der fehlenden Entscheidung.
Zwei Wege, die nichts kosten: die anbieterneutralen KI-Trainer der Bundesinitiative Mittelstand-Digital bieten Branchen-Workshops an, und der KI-Check fragt Ihre Branche und Situation ab und nennt die relevanten Anwendungsfälle. Die einfachste Regel: Ein Trend ist für Ihren Betrieb relevant, wenn er eine Ihrer häufigsten Aufgaben berührt. Alles andere können Sie getrost ignorieren.
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